Een verzuimprofiel zegt meer over uw organisatie dan u misschien in eerste instantie denkt. Het bestaat uit het verzuimpercentage en de meldingsfrequentie. Verzuimpercentages worden doorgaans verdeeld in kort en lang verzuim. De meldingsfrequentie is het aantal ziekmeldingen gedeeld door het aantal medewerkers. In de praktijk zijn de leidinggevende en de medewerker verantwoordelijk voor het aanpakken en terugdringen van verzuim, waarbij HR in meer of mindere mate ondersteuning verleent. Maar verzuim wordt daardoor teruggebracht tot een individueel probleem, waarbij de organisatorische context uit het oog verloren wordt.
Want valt er niet meer op te maken uit de verzuimdata van een organisatie? Jazeker. Het is een gemiste kans als u hier verder niets mee doet. Het verzuimprofiel vertelt u namelijk het nodige over de stand van zaken binnen uw organisatie. Afhankelijk van uw verzuimprofiel is dat een prettige of een minder prettige boodschap, maar in alle gevallen is het een relevant signaal dat de moeite waard is om naar te luisteren. Verzuim is namelijk één van de thermometers die aangeeft wat de temperatuur is binnen uw organisatie. Net als het aantal klachten, het verloop van medewerkers of het aantal ongelukken of schades dat uw organisatie veroorzaakt. Als dit soort thermometers voor langere tijd een verhoging laat zien, is er iets structureel mis binnen uw organisatie en vraagt dit om actie.
Inzichten in risico’s met verzuimprofiel
Wat uw verzuimprofiel voor inzichten geeft? Een hoge meldingsfrequentie zegt iets over de verzuimcultuur. Oftewel, het zegt iets over hoe makkelijk uw medewerkers zich ziekmelden. Is dit hoger dan het gemiddelde in uw branche? Dan is daar hoogstwaarschijnlijk een reden voor. Uw werknemers voelen zich bijvoorbeeld minder betrokken bij uw organisatie, of de werksfeer wordt als minder prettig ervaren. Bestaat het lang verzuim binnen uw organisatie voor een groot deel uit burn-out-gevallen of stressgerelateerde klachten? Dan heeft dat waarschijnlijk te maken met de stijl van leidinggeven of de algemene aansturing binnen de organisatie. Door proactief in te spelen op deze verzuimrisico’s, kunt u verzuim in een vroeg stadium voorkomen.
Door een verzuimprofiel krijgt u als het ware een spiegel voorgehouden. U krijgt inzichten in verzuimrisico’s, waarmee u direct aan de slag kunt.
Voorkom verzuim, zet in op inzetbaarheid
Het verzuimprofiel van uw organisatie geeft ook informatie over de duurzame inzetbaarheid op de langere termijn. U krijgt als het ware een spiegel voorgehouden, waarbij u inzichten verkrijgt waarmee u concreet aan de slag kunt. Ten eerste om een verzuimende werknemer beter te begeleiden en sneller duurzaam te laten herstellen. En ten tweede om de inzetbaarheid van uw werknemers te bevorderen. Hierbij zijn de beschikbaarheid van de juiste gegevens en het analyseren ervan cruciaal. Juist daaraan ontbreekt het bij veel organisaties, waardoor zij geen stap vooruit zetten, maar in het beste geval een pas op de plaats maken. In deze tijd geldt nog meer dan voorheen dat stilstand achteruitgang is.
Verzuimprofiel voor korte én lange termijn
Verzuim is daarmee niet alleen een onderwerp van gesprek tussen de werknemer en de leidinggevende, maar een onderwerp dat ook thuishoort aan de directietafel. Niet alleen als platte KPI, maar nog meer als inspiratiebron. Wat vertelt ons verzuimprofiel over uw organisatie en over het management? Zoals gezegd, misschien niet altijd een prettige boodschap, maar wel een boodschap die een directie ter harte moet nemen. HR is de aangewezen afdeling om deze boodschap te brengen en het verhaal achter de verzuimdata te vertellen. Voorwaarde is natuurlijk wel dat u over de juiste data beschikt en hier een pakkend verhaal van maakt met aanbevelingen voor de korte én lange termijn.
