Steeds meer bedrijven kijken door een datagedreven bril naar hun verzuimbeleid. Een hoog verzuimpercentage wil echter niet direct zeggen dat uw personeel ongezond is of uw personeelsbestand een hoog risico loopt. Om de inzetbaarheid van uw werknemers te verhogen, heeft u meer inzicht en data nodig.
In de praktijk zien we dat veel organisaties zeggen: ‘mijn verzuimpercentage is laag, dus ik heb geen inzetbaarheidsprobleem.’ Andersom werkt het ook. Veel bedrijven met een hoog verzuimpercentage gaan direct aan de slag met gezondheidsprogramma’s en optimaliseren de verzuimbeleid. Is dit altijd juist?
Verzuimbeleid op basis van KPI’s
Als organisatie stuurt u waarschijnlijk op meerdere kritieke prestatie indicatoren (KPI’s). Op de HR-afdeling wordt wellicht al gekeken naar het personeelsverloop, de tevredenheid van uw werknemers en competenties en vaardigheden. Rondom verzuim kunt u naar veel meer kijken. Onze experts hebben een aantal relevante KPI’s op een rij gezet:
- Verzuimpercentage: vergelijk het aantal dagen dat een werknemer in een jaar verzuimt tegen het aantal dagen dat diegene had kunnen werken. Is dit hoog? Dan is de kans groot dat cruciaal werk blijft liggen. Of dat belangrijke processen in de war raken, waardoor minder efficiënt wordt gewerkt.
- Meldingsfrequentie: dit wordt berekend door het aantal ziekmeldingen te delen door het aantal werknemers. Is de meldingsfrequentie 1? Dan melden uw werknemers zich gemiddeld één keer per jaar ziek. Hoe hoger uw meldingsfrequente, hoe vaker iemand zich ziek meldt. Gemiddeld ligt het in Nederland rond de 1.
- Gemiddelde verzuimduur: dit berekent u door de dagen van de afgesloten dossiers op te tellen en te delen door het aantal zieke werknemers. In Nederland zijn mannen gemiddeld 6,8 dagen ziek en vrouwen 8,5 dagen. Hoe langer iemand ziek is, hoe groter de kans dat er meer aan de hand is dan enkel een griep of verkoudheid.
- Nulverzuim: is het deel van de werknemers dat zich in een jaar helemaal niet ziek meldt. Dit zegt veel over de gezondheid van uw werknemers. Bovendien ook over hoe betrokken werknemers zich voelen bij uw organisatie en hoe verantwoordelijk zij zich voelen voor het werk.
Cijfers gebruiken voor verzuimbeleid
U kunt data vergelijken tussen afdelingen, met vestigingen of concurrenten. Op deze manier ziet u of een cijfer hoog of juist laag is. Daarnaast spelen factoren als leeftijd, type werk en het rooster een belangrijke rol bij de analyse van bovengenoemde data.
Gaat het bij alle vier de KPI’s fout? Dan heeft u als organisatie een algeheel probleem. Er is heel waarschijnlijk sprake van een verzuimcultuur: een collectieve houding ten opzichte van uw bedrijf. Het is dan verstandig om uw verzuimbeleid aan alle kanten te evalueren: zowel gericht op uw werknemers als op uw bedrijfscultuur.
Interpretatie van verzuimcijfers
Blijkt uw meldingspercentage laag te zijn en het nulverzuim hoog? Maar is de gemiddelde verzuimduur lang? Dan is de drempel om terug te komen na een ziekmelding blijkbaar hoog. Richt dan uw verzuimbeleid met name op uw verzuimende werknemers en probeer het verzuimproces van hen te verkorten.
Het kan ook zijn dat de meldingsfrequentie hoog is, maar de verzuimduur en het nulverzuim juist heel laag. Dan zijn werknemers dus niet lang ziek, maar melden ze zich wel heel vaak ziek. Dan is het verstandig om onderzoek te doen naar het ziek worden, in plaats van naar het ziek blijven. Kortom: alleen als u weet hoe het in uw organisatie zit, kunt u een effectief verzuimbeleid opstellen.
