Wonen, welzijn en zorg. Hier ligt de focus voor 4.000 enthousiaste medewerkers van ViVa! Zorggroep. Mensen die zelf niet meer zelfstandig kunnen wonen, vinden bij deze zorginstelling hun nieuwe thuis. Van nul tot honderd jaar oud, zeven dagen in de week en vierentwintig uur per dag. Dagelijks staan persoonlijke aandacht en betrokkenheid hierbij centraal.
“De aandacht die onze medewerkers voor onze cliënten hebben is uniek. Dit wordt ons de afgelopen jaren niet makkelijk gemaakt. Voor de zorg is steeds minder geld beschikbaar. Dit gaat vaak ten koste van de persoonlijke benadering”, vertelt Liesbeth Filippini, voormalig Chief Human Resources Officer. “Daarom kijken we naar alternatieven. Zo betrekken we vrijwilligers en familie bij de zorg. Zelf ben ik mantelzorger geweest voor beide ouders. Ik maakte de zorg daarom jaren van dichtbij mee en de vraag: ‘hoe maken we de zorg toekomstbestendig?, leek mij een interessante uitdaging vanuit het perspectief mens en organisatie. Doorgaan op de huidige manier is geen optie. Daarnaast zit ik zelf al meer dan 15 jaar in HR; als interim in commerciële en niet commerciële organisaties, zowel nationaal als internationaal. Sinds 1 januari 2020 zet ik me voor dit zorg-vraagstuk in bij ViVa! Zorggroep.”
“Naast onze cliënten zetten we ook onze medewerkers centraal”
Versterken van managersfunctie
“Naast onze cliënten zetten we nog een groep centraal: medewerkers. De afgelopen tijd is lastig en zwaar voor veel zorgpersoneel. Extra aandacht en waardering maken dan een groot verschil. Als organisatie kunnen we niet elk probleem oplossen, toch zorgen we er wel voor dat medewerkers zich gehoord voelen”, zegt Liesbeth Filippini. De organisatie focust zich onder andere op het terugbrengen van een ‘span of control’ van de leidinggevende. “Voorheen werkten 150 medewerkers onder één manager. Dan is het onmogelijk om iedereen persoonlijke aandacht te geven. Nu zorgen we ervoor dat deze span of control wordt teruggebracht. We creëren ruimte voor een dialoog tussen de medewerkers in de teams en hun leidinggevende. Zodat we de persoonlijke aandacht wel kunnen garanderen.”
“Managers voeren zelf de eerste verzuimgesprekken met medewerkers”
“Daarnaast geven we onze managers de regie terug over het verzuim. Voor medewerkers zijn zij het eerste aanspreekpunt bij een ziekmelding. De managers doorlopen de stappen van de Wet Verbetering Poortwachter. Zo leiden we ze op om de eerste gesprekken met de medewerker te voeren. Dit is ook duidelijk uitgerold naar onze medewerkers. Zij weten dat ze bij hun leidinggevende terecht kunnen.”
Regie door eigen arbodienst
“Blijft een medewerker onverhoopt langdurig ziek? Dan starten we met interventies. Niet pas na twee jaar, maar al na de zesde week van het verzuim. Want als iemand steeds opnieuw uitvalt, moeten we direct kijken naar een oplossing voor de lange termijn. Om dicht op de bal te zitten, besloten we geen arbodienst in te huren. Deze taken vullen we zelf in met eigen arboprofessionals. We zien ingewikkelde casussen en doen hier ervaring mee op. Werkt een verpleegkundige bijvoorbeeld al tientallen jaren bij ons, maar kan hij of zij het werk fysiek of mentaal niet meer aan? Dan kijken we of we diegene kunnen begeleiden naar ander werk. Dit is intensief en een uitdaging.”
“Ons verzuimpercentage is van 9% in 2020 gedaald naar 6% in 2022”
“We gaan nu werken met de functie van senior-werkplekbegeleider. Deze medewerkers begeleiden één van onze 400 leerlingen of stagiaires. Zij ondersteunen extra naast onze reguliere begeleiders uit de zorgteams. Blijkt het iets voor ze te zijn? Dan mogen ze hun praktijkkennis en ervaringen delen in deze nieuwe functie.”
Resultaten zichtbaar maken
“Ons verzuimpercentage is van 9% in 2020 gedaald naar 6% in 2022. Het is mooi om te zien dat deze dalende trend is ingezet. We willen dit doorzetten door nog meer te kijken naar de preventieve kant. De experts van Robidus ondersteunen hierbij. Ze attenderen ons op welke groepen we extra alert moeten zijn en waar we langdurig verzuim kunnen verwachten. Eens per kwartaal krijgen we duidelijke, uitgebreide analyses van alle resultaten. Ze staan altijd klaar om vragen te beantwoorden of cijfers te verduidelijken.”
“Daarnaast maakt Robidus onze HR-inspanningen zichtbaar. Zo is het meer dan enkel een dalend verzuim. Ze laten zien welke financiële voordelen we behalen. Dat maakt het niet alleen voor ons tastbaar, maar ook voor onze directie. Zij zien wat het ons als organisatie financieel oplevert als je: aan de voorkant meer aandacht hebt voor verzuimoorzaken én kijkt hoe je verzuim kunt voorkomen. Verder kijkt Robidus naar diverse verzekeraars. We nemen een collectieve inkomensverzekering af. De experts van Robidus adviseren hierover en vergelijken de opties. Ook kijken ze naar regelingen die verzekeraars beschikbaar stellen voor onder andere vitaliteit. Ze zorgen ervoor dat we middelen optimaal benutten.”
“De experts van Robidus attenderen ons op risicogroepen omtrent verzuim”
Toekomst van de zorg
“Voor de toekomst is het voor ons van belang dat we medewerkers behouden, binden en boeien. We willen dit verankeren in onze bedrijfscultuur. De uitstroom in de zorg is groot. Over een paar jaar moet 1 op de 3 Nederlanders in de zorg werken om het landelijke tekort aan te vullen. Binnen onze organisatie betekent dit een gat van 600 FTE binnen vier jaar. Dit gat is niet te overbruggen. Er zijn simpelweg onvoldoende verpleegkundigen beschikbaar of mensen die hiervoor opgeleid kunnen worden.”
“Daarom moeten we naar andere opties kijken. Denk aan: innovatieve digitale middelen, het anders organiseren van werk en regionaal samenwerken – over de grenzen van de eigen organisatie heen. We bundelen hiervoor onze krachten en kijken hier organisatiebreed naar. De oplossing zit onder meer in taakdifferentiatie en cliënten ondersteunen om langer thuis te blijven wonen. Daarnaast moeten we zorgen dat bestaande medewerkers meedenken bij deze veranderingen en hierin worden meegenomen. Geen ingewikkelde programma’s, maar implementatie met kleine stapjes, via de managers en altijd in overleg. Want uiteindelijk moet het op de werkvloer gebeuren; waar onze medewerkers en cliënten centraal staan.”
Benieuwd wat Robidus voor uw organisatie kan betekenen?
Neem contact met ons op.
