Stichting Surplus

Stichting Surplus is verantwoordelijk voor het openbaar primair en voortgezet (speciaal) onderwijs in de kop van Noord Holland. De stichting bestuurt zo'n vijfendertig scholen met ruim 5100 leerlingen en 600 personeelsleden. Surplus betekent 'toegevoegde waarde'. Een HR-scan van Robidus leverde eveneens toegevoegde waarde. '

Stichting Surplus werd in 2004 opgericht. In de kop van Noord Holland (gemeenten Wieringen, Wieringermeer, Harenkarspel, Niedorp, Anna Paulowna, Zijpe, Schagen) waren nogal wat kleine scholen van minder dan honderd leerlingen en dan is het lastig voor elke school apart beleids-matig alles op orde te krijgen. De weinige fte's op de scholen moeten zoveel mogelijk voor onderwijs worden ingezet en directeuren kunnen alle 'ballast' bijna niet bolwerken. Het hedendaagse onderwijs staat bol van regels en wetgeving die constant veranderen en zie het als kleine eenpitter maar eens rond te krijgen. Gemeenten zijn bovendien op ambtelijk niveau niet ingericht op het optimaal faciliteren van al die kleine scholen. Controller bij Surplus Stephan Plomp: 'En kleine scholen lopen ook veel meer financiële risico's. Als er even iets tegenzit, kunnen ze omvallen. Een collectief kan elkaar helpen. Financieel, maar denk ook aan mobiliteit van leerkrachten of ondersteunend personeel.' Surplus bleek een uitkomst voor de regio. Zo konden veel bovenschoolse beleidstaken centraal worden geregeld. Met name in 2009 explodeerde de stichting toen zes scholen uit Schagen zich aansloten. Surplus is nu verantwoordelijk voor een 'omzet' van een slordige 32 miljoen euro. Stafmedewerker Surplus Personeel Anita Kriele denkt dat de huidige omvang ook wel even het maximale is. 'Nog groter betekent dat je vragen van een geheel andere orde tegenkomt. Bij begrotingsrondes met 35 scholen ben je al snel twee weken bezig om gesprekken te voeren. We willen nu eerst andere dingen in gang zetten. We hebben zeven speerpunten voor de komende vier jaren geformuleerd. Daartoe behoren onder meer professionalisering en het verhogen van de kwaliteit en opbrengst van het onderwijs. Maar ook zaken beter meetbaar maken. Precies weten wat we doen en expliciet welke keuzes we maken.'

Costcenter

Op het centrale stafbureau van Surplus werken viertien mensen, een costcenter dus, maar wel een dat zichzelf terugverdient. Directeuren kunnen centrale taken overhevelen en zich concentreren op hun eigen school. Hoewel het lastig in euro's uit te drukken is, moet dat kwaliteitsverbetering op de scholen opleveren. Zo kan bijvoorbeeld (bij)scholing centraal worden geregeld, maar ook HR-zaken, verzuimbegeleiding en risicobeheersing. Zeker in de huidige tijden van bezuinigingen op passend onderwijs, bewijst Surplus extra zijn nut. Plomp: 'De verwachting is dat we in 2012 zo'n vier procent van ons budget in moeten leveren als "de rugzakgelden" voor hulpbehoevende leerlingen verdwijnen. Ofwel, zo'n 1,5 miljoen euro. De kans is groot dat met name de ambulante medewerkers, mensen die er speciaal voor die rugzakkinderen zijn, moeten verdwijnen. Dan geldt de wet van de grote getallen. Met meer scholen kun je beter kosten delen, tegenvallers opvangen en in mobiliteitspools mensen van werk naar werk helpen. Bijvoorbeeld door ze outplacement aan te bieden of om te scholen.' Overall zegt Kriele dat de voordelen van een grote gemeenschap opwegen tegen de nadelen. 'Ik denk dat er geen school hier in de kop van Noord Holland is die terug wil naar de oude situatie waarin ze onder de vleugels van de gemeente vielen.'

Dataverbetering

Het stafbureau van Surplus heeft dus expertise die de 35 scholen niet in huis hebben. Maar zelfs Surplus kan (en wil) niet alles. Wet- en regelgeving is ook voor hen soms een lastig domein, erkent Plomp. Daar kwam hij onder meer achter toen hij zich met de nieuwe WGA/WIA bezig ging houden. 'In mijn onderbuik voelde ik al wel dat er hiaten bij ons zaten, maar ik schoof dat dossier een beetje voor me uit. Er waren zoveel andere zaken die voorrang behoefden.' Toeval of niet, op een zekere dag belde HR-dienstverlener Robidus met Surplus. Kriele kende de HR-adviseur uit het verleden en zag de kans schoon om zijn WGA/WIA dossier op te lossen. 'Het moest toch.' Het leverde Surplus geen windeieren op. Inmiddels is besloten om eigen risicodrager voor de WGA te worden (lees: verzekeren op de particuliere markt) en dat levert Surplus een besparing op van zo'n vijf ton in vijf jaar. Het is een deel van het verhaal, laat Plomp weten. 'Eigenlijk is een groot deel van het gehele HR-traject opnieuw ingericht, waarin bijvoorbeeld ook de relatie met ons administratiekantoor is meegenomen. Ook zij voeren informatie nu anders in.' En zo is er in datzelfde traject ook gekeken naar fiscale mogelijkheden. Hadden ze bij Surplus de regels ten aanzien van afdrachtsvermindering op orde? Hoe zat het met de vangnetregeling? Hadden ze de medewerkers wel in beeld waar sprake is van "een uitkeringshistorie"?. Plomp: 'In het gehele WGA/WIA-verhaal is nu ook in kaart gebracht waar de instroom in de ziektewet zit, wie de risicogevallen zijn en hoe je daar in de toekomst mee om moet gaan. Verzuimbegeleiding is daarbij bijvoorbeeld een belangrijk issue geworden. Binnen het gehele cluster van scholen is straks een volgsysteem opgezet, zodat we veel beter kunnen monitoren. Dat past binnen ons speerpunt de komende vier jaar om beter data te kunnen meten.' Het HR-systeem gericht op sociale zekerheid en verzuim is dan feitelijk opnieuw ingericht. En met gebruik van HRControlNet blijft het state of the art. Verandert er iets in wetgeving, worden veranderingen direct doorgevoerd. Kriele: 'We hebben straks hiaten weggewerkt en er is nu een constante borging. Het is al een jaar of drie onze ambitie om het ziekteverzuim van zes naar vier procent te krijgen. Dat lukte ons nog niet, maar we hopen echt nú stappen te kunnen gaan zetten.'

Betere processen

Plomp vindt het goede aan de aanpak van de externe partij dat ze niet 'een kunstje doen en weer weggaan', maar dat veranderingen worden geborgd in systemen. 'En als het op orde is, blijft Robidus eigenlijk op afstand. We moeten het toch zelf doen en alleen periodiek wordt er nog over onze schouders meegekeken.' Surplus betekent toegevoegde waarde, en Plomp en Kriele vinden echt dat Robidus de afgelopen periode bij Surplus ook toegevoegde waarde heeft geleverd. Kriele: 'De vermoedens dat we zaken niet op orde hadden, kwamen duidelijk aan de oppervlakte in de scans. Er is scherp gekeken naar onze organisatie en onze processen en er is veranderd waar nodig. Als je het allemaal optelt heb je het zo maar over besparingen die richting een miljoen gaan. Onder de radar van Surplus bleek best het een en ander te verbeteren. Misschien had je dat zelf ook allemaal wel gekund, maar daar moet je dan wel tijd en ruimte voor hebben en er ligt hier al genoeg op ons bordje. Het was een echte win-win situatie denk ik. Die WGA/WIA-operatie is voor Robidus interessant omdat ze als tussenpersoon de provisie bij de verzekeraar opstrijken (waaruit ze overigens een deel van de dienstverlening naar ons toe financieren) en wij verdienden er dus ook direct geld mee. De andere elementen uit de veegactie (terughalen premies, afdrachtvermindering etc.) kwam er als een extra cadeautje nog bij. Het heeft dus geld opgeleverd, maar ook betere processen. Betere processen moeten uiteindelijk ook beter onderwijs opleveren.' Plomp ziet zichzelf inmiddels als een halve ambassadeur van Robidus. 'We moeten hier nog kijken naar een andere opzet van het vervangingspool. Dat is een pool waarin leraren zitten die vervangen als er een leerkracht ziek ik. Deze pool is er nu voor onze scholen, maar we willen dat samen met andere schoolbesturen breder gaan trekken naar de hele kop van Noord Holland. Zo kunnen we nog beter inschieten op mobiliteitsvraagstukken voor een grotere populatie. Ook dat moet schaalvoordelen opleveren. Misschien kan Robidus daar ook een rol in vervullen.'

Van 'premieveger' naar regisseur

Mick Netiv is directeur bij Robidus. Hij herkent de problemen cq. vraagstukken van Surplus bij veel organisaties. 'Er is domweg te weinig tijd en capaciteit om alles zelf te kunnen. De wereld is daar te ingewikkeld voor geworden en door bezuinigingen in het onderwijs hebben scholen ook wel wat anders aan hun hoofd. Het is natuurlijk prachtig dat we ze op deze manier kunnen helpen. Het is natuurlijk business, maar in deze vind ik het bijna maatschappelijk verantwoord ondernemen. We kunnen bijdragen aan beter onderwijs in Nederland.

Ik denk verder dat de casus van Surplus heel mooi aangeeft welke accentverschuiving er bij Robidus de laatste jaren is opgetreden. We zijn echt begonnen als een bedrijf dat vooral veegacties opzette. Dan haalden we vooral te veel betaalde premies uit het verleden voor bedrijven op. Denk aan terughalen van afdrachten voor scholing, het in dienst nemen van ouderen of het terughalen van ziektegelden bij zwangere vrouwen. Op die manier boden we bedrijven toegevoegde waarde. We waren als het ware de poortwachter in de administratie van organisaties van sociale verzekeringen.

Doordat we zo goed thuis zijn in wetgeving en het borgen van financiële processen in de organisatie, hebben we de laatste jaren de slag gemaakt naar een brede HR-adviseur. We halen geld terug, richten de administratie opnieuw in, verbeteren processen zodat veranderingen ook echt zijn geborgd. Met ons systeem HRControlNet kunnen we ook bij veel HR-taken ondersteunen of zelfs overnemen.

Bron: HR Praktijk, april 2011 / Tekst: Ronald Buitenhuis / Fotografie: Martine Sprangers