Benut u wel alle regels en voorzieningen?

Sociale voorzieningen, afdrachtvermindering en kortingen zijn een bekend begrip in HR land. Zowel HR managers als de collega’s van financiën en salarisadministratie zijn er bijna dagelijks mee bezig. Maar worden alle regels en voorzieningen wel benut door uw organisatie? Het blijkt dat zelfs een algemeen bekende regeling als WAZO niet overal goed wordt toegepast, want er zijn jaarlijks minder WAZO uitkeringen dan er zwangere werkneemsters zijn. Hoe kan dit?

Sommige werkgevers stellen dat het voor hen te duur is om de subsidie/compensatieregelingen aan te vragen; “Het uitzoeken en aanvragen vergt veel tijd, waardoor ik meer geld kwijt ben dan het mij oplevert”. Naast prioriteiten stellen blijkt ook capaciteit een veelvoorkomend issue waarom subsidies niet worden benut. Voor een organisatie met bijvoorbeeld 300 werknemers betekent het benutten van een regeling relatief veel werk. De betrokken medewerker doet een dergelijke aanvraag maar zo zelden, dat hij/zij geen routine opbouwt in de betreffende materie. Daarnaast heeft deze medewerker al een dagtaak aan andere werkzaamheden, en ziet het benutten van een regeling als sluitpost.

Naast de bewuste keuze van “het niet benutten” zijn niet alle organisaties even goed op de hoogte van alle regelingen (inclusief de geldende uitzonderingen en verbijzonderheden). Het vergt voor een organisatie met 800 werknemers ongeveer 1 FTE om op de hoogte te blijven van alle regelingen inclusief bijbehorende (aanvraag)procedures.

Een ander veel voorkomende situatie is dat de regeling wel wordt aangevraagd maar er, om welke dan reden dan ook, geen uitbetaling plaatsvindt. Als men de aanvraag niet “volgt” in alle stadia van het proces, dan gebeurt het dat men denkt dat het goed is afgehandeld, maar dat er toch geen betaling volgt.

Procesbewaking én communicatie tussen aanvragende afdeling (vaak HR) en ontvangende afdeling (meestal Finance) is derhalve essentieel.

Interne organisatie

Omdat er drie afdelingen betrokken zijn bij een optimale uitvoering en benutting van regelingen, voelt niemand zich echt verantwoordelijk.

Afdeling HR zit aan het begin van het traject; als zij geen informatie hebben omtrent bijvoorbeeld een WAO-verleden van een medewerker, kan de premiekorting, vangnet-ziekengeld of verkorte wachttijd bij verzuim voor deze werknemer nooit worden toegepast.

Afdeling HR dient ervoor te zorgen dat zaken op een juiste manier worden vastgelegd, zodat er een signaleringsfunctie ontstaat. Bijvoorbeeld een ziekmelding van een zwangere werkneemster dienen zij te signaleren omdat er wellicht recht bestaat op een vergoeding in het kader van artikel 29a Ziektewet.

Financiën dient op hun beurt te controleren dat het door afdeling HR of de salarisadministratie geclaimde bedrag bij UWV, Belastingdienst of verzekeraar ook daadwerkelijk binnenkomt.

Waarschijnlijk wordt er niemand binnen uw organisatie beoordeeld op optimale uitvoering en benutting van regelingen en andere HR gerelateerde kosten. Door het ontbreken van een keten-verantwoordelijke (de zogenaamde HR Controller) resteren er veel vergeten initiatieven.

Om de communicatie nog moeilijker te maken, hebben uw drie afdelingen te maken met diverse externe instanties (en daarbinnen ook weer meerdere afdelingen). Elk van deze externe instanties stelt weer andere eisen aan aanvraagprocedures, manier van communiceren etc etc. En ook deze procedures zijn continue aan verandering onderhevig.

Veel geld

Sociale voorzieningen en kosten van verzuim bedragen zo’n 20 tot 40% van uw totale personeelskosten.

Natuurlijk zult u altijd kosten blijven houden op dit gebied, maar u dient ervoor te zorgen dat u niet teveel betaalt of zelfs te maken krijgt met boetes en/of naheffingen.

Robidus heeft al voor duizenden werkgevers in Nederland een HRControl® onderzoek uitgevoerd. Op basis van al deze resultaten is een benchmark samengesteld en blijkt dat bedrijven op jaarbasis al gauw 1% van hun totale loonsom kunnen besparen. Alleen maar door een optimale uitvoering en benutting van de regelgeving. Dat lijkt weinig maar een organisatie met 800 werknemers, met een loonsom van 24 miljoen euro bespaart al snel € 240.000 per jaar!

Voorbeeld WAZO wetgeving

We kiezen voor een WAZO* voorbeeld:

• 5,16% van de werkende vrouwen is zwanger
• Nederland kent bijna drie miljoen werkende vrouwen
• Circa 156.000 zwangere werkneemsters
• Gemiddeld jaarloon zwangere werkneemsters € 26.000

*bron CBS en UWV 2010

Ervaringscijfers laten zien dat organisaties meestal 20% van de totale WAZO gelden niet benutten. Voor een bedrijf met 800 FTE (en totale WAZO uitkering van €184.000) is dat financieel risico zo’n € 37.000,- per jaar.

Vanzelfsprekend stijgt het risico zodra salarissen hoger zijn dan gemiddeld en het aantal zwangere medewerksters per organisatie toeneemt.

Mogelijke oorzaken van dit WAZO risico:

• Aanvraag wordt niet ingediend door betreffende organisatie
• Aanvraag wordt niet afgehandeld door externe instantie
• Toekenning is onjuist in hoogte loon of in duur
• Uitbetaling vindt niet plaats of is niet het juiste bedrag
• Bij berekening claimbedrag wordt geen rekening gehouden met sociale verzekeringspremies

Verleden en toekomst

Alleen een juiste analyse van het verleden geeft u input om het in de toekomst beter te doen. Immers als je niet weet dat iets niet goed gaat, kun je het ook niet verbeteren. Om te voorkomen dat u in de toekomst wederom geen optimaal gebruik maakt van alle regelingen, dient u op vier vlakken te analyseren waar het in het verleden fout is gegaan:

• Beleid van uw organisatie rondom de regelingen
• Administratie en registratie
• Kennis per regeling inclusief aanvraagprocedures
•  Interne procedures en communicatie

Kernvraag is en blijft “Wie is (voelt zich) verantwoordelijk voor HRControl®?”

In HRControl® komen

Uit een volledig HRControl® onderzoek blijkt waar uw organisatie geld heeft laten liggen. Samen met u bepaalt Robidus hoe het mogelijk was dat u geen optimaal gebruik maakte van die regelingen. We beoordelen dit op basis van vier aspecten: beleid, kennis, administratie en processen.

Na presentatie van deze “foto” van uw organisatie, bepaalt u of en hoe u met deze informatie wilt omgaan. Dat kan door middel van sec kennisoverdracht, een volledig implementatieproject of het door Robidus laten uitvoeren van deze specifieke regelingen.

Bron: HR Praktijk, september 2011 / Tekst: Tilly van Elmpt